Varausvahvistuksen tarkistus kestää kaksi minuuttia, mutta se säästää helposti satoja euroja ja ikävän illan hotellin vastaanotossa. Varausvahvistuksen huolellinen läpikäynti heti varauksen jälkeen on yksinkertaisin keino varmistaa, että hotellivaraus vastaa sitä, mitä luulit varaavasi. Tämä artikkeli on tarkoitettu kaikille, jotka varaavat majoitusta Suomessa tai ulkomailla, oli kyseessä viikonloppumatka Tampereelle tai perheen hiihtoloma Lapissa.
Vahvistussähköposti avataan yleensä vain sen verran, että nähdään varauksen menneen läpi. Siksi virheet huomataan usein vasta sisäänkirjautumisen yhteydessä, kun niitä on vaikeinta korjata.
Miksi varausvahvistuksen tarkistus kannattaa tehdä heti
Useimmissa hotelleissa ja varauskanavissa varauksen voi muuttaa tai perua maksutta tietyn ajan sisällä. Mitä aiemmin virhe löytyy, sitä useampi vaihtoehto on vielä auki. Jos huomaat väärän päivämäärän kolme viikkoa ennen matkaa, korjaus on yleensä yksi sähköposti. Tulopäivänä sama virhe voi tarkoittaa täyttä hintaa kahdesta yöstä.
Tarkistuksen ajoitus ratkaisee myös hinnan. Jos varasit hiljaisen sesongin tarjoushinnalla ja huoneen on korjattava toiseen viikkoon, uusi hinta lasketaan sen hetken tilanteen mukaan. Messuviikolla Helsingissä tai Ruka-Kuusamon joulusesonkina ero voi olla 80-150 € yöltä.
Mitä varausvahvistuksesta pitää löytyä
Kokenut matkailija käy vahvistuksen läpi aina samassa järjestyksessä, jotta mikään ei jää huomaamatta. Tärkeimmät kohdat ovat nämä:
– Päivämäärät ja öiden määrä – tulo- ja lähtöpäivä sekä yhteenlaskettu öiden määrä
– Huonetyyppi ja vuodejärjestely – esimerkiksi standard twin vai double, perhehuone vai lisävuode
– Henkilömäärä ja vieraan nimi – nimen pitää vastata henkilöllisyystodistusta
– Hinta ja mitä se sisältää – aamiainen, verot, pysäköinti, siivous ja mahdolliset paikan päällä maksettavat maksut
– Peruutusehdot ja maksutapa – onko hinta peruttavissa ja milloin kortilta veloitetaan
Lisäksi vahvistuksesta pitää löytyä varausnumero sekä hotellin osoite ja yhteystiedot. Ne kannattaa tallentaa puhelimeen myös offline-tilaan, sillä Lapin tuntureilla tai syrjäisellä kartanohotellilla verkkoyhteys voi pätkiä juuri saapumishetkellä.
Yleisimmät virheet varausvahvistuksessa
Väärä päivämäärä tai yksi yö liian vähän. Tämä on selvästi yleisin virhe. Kalenterinäkymässä klikataan lähtöpäiväksi viimeinen yö eikä aamu, jolloin perjantai-sunnuntai-viikonloppu muuttuu yhden yön varaukseksi. Toinen klassikko on yön yli saapuva lento: kone laskeutuu Helsinki-Vantaalle klo 01.30 lauantaina, mutta huone on varattu lauantaista sunnuntaihin. Huone on siis varattu vasta seuraavalle illalle, ja vastaanotossa saattaa olla tarjolla vain ilmoitus täydestä hotellista.
Huonetyyppi ei vastaa seuruetta. Kahden aikuisen ja kahden lapsen perhe varaa ”2 aikuista” -haulla, koska lasten lisääminen nosti hintaa. Hotellilla selviää, ettei huoneeseen saa majoittaa neljää henkeä paloturvallisuussyistä, tai lisävuoteista veloitetaan 25-40 € yöltä. Sama koskee twin- ja double-huoneiden sekaantumista. Jos vahvistuksessa lukee pelkkä ”standard room”, vuodejärjestelyä ei ole taattu.
Hinta näyttää erilaiselta kuin varatessa. Hakutuloksessa näkyvä hinta voi olla ilman veroja, ilman aamiaista tai yhden yön hinta, kun vahvistuksessa näkyy koko jakson summa. Ulkomailla tähän lisätään usein paikan päällä maksettava kaupunkivero tai resort fee. Hinnan rakenteesta kerrotaan tarkemmin artikkelissa hotellin hinnan muodostuminen ja lisämaksut.
Myytti: ”Varausnumero takaa, että kaikki on kunnossa”
Moni olettaa, että kun vahvistus ja varausnumero ovat tulleet, varaus on lukossa. Näin ei aina ole. Varauskanavan kautta tehty varaus kulkee hotellin järjestelmään erillisen yhteyden kautta, ja siirrossa voi tapahtua virheitä: erityistoive jää pois, huonetyyppi vaihtuu lähimpään vastaavaan tai varaus ei siirry lainkaan.
Varauskanavan vahvistus kertoo, että kanava on ottanut varauksesi vastaan. Hotellin oma vahvistus on eri asia. Tästä syystä ammattilainen lähettää hotellille suoraan lyhyen viestin noin viikkoa ennen saapumista, erityisesti silloin, kun matka on tärkeä tai mukana on erityistoiveita, kuten myöhäinen saapuminen, allergiat tai vierekkäiset huoneet.
Varausvahvistuksen tarkistus askel askeleelta
Avaa vahvistus samana päivänä, kun teit varauksen. Vertaa päivämääriä omaan kalenteriin, lentolippuun tai tapahtuman lipun päivämäärään. Laske öiden määrä sormilla, vaikka se tuntuisi turhalta.
Katso seuraavaksi nimi. Jos varasit huoneen puolisolle tai kollegalle, hänen nimensä pitää olla vahvistuksessa. Yrityksen nimiin tehdyissä varauksissa vastaanotossa voidaan kysyä, kuka huoneen majoittuja on. Nimen ja päivämäärien korjaamisesta jälkikäteen löytyy käytännön ohjeita artikkelista varauksen muuttaminen jälkikäteen.
Tarkista sitten hinnan erittely rivi riviltä. Onko aamiainen mukana vai erikseen 15-25 € hengeltä? Onko pysäköinti hinnassa vai maksaako se kaupunkihotellissa 20-35 € vuorokaudelta? Kirjaa ylös, mitä paikan päällä vielä veloitetaan.
Lue lopuksi peruutusehdot. Peruuttamaton hinta voi näkyä vahvistuksessa vain pienellä tekstillä, esimerkiksi ”non-refundable” tai ”ennakkomaksu, ei palautusta”. Jos ehdot yllättävät, katso artikkeli hotellivarauksen peruutusehdoista, jossa käydään läpi eri ehtotyypit.
Milloin tavallinen tarkistus ei riitä
Ryhmävaraukset, pitkät majoitukset ja kansainväliset matkat vaativat enemmän. Kun huoneita on viisi tai enemmän, hotelli tekee yleensä erillisen ryhmäsopimuksen, jossa on omat peruutus- ja nimilistan toimitusajat. Pelkkä varauskanavan sähköposti ei silloin kerro koko totuutta.
Myös uudenvuoden, juhannuksen ja suurten tapahtumien aikaan kannattaa olla tarkempi. Hotellit käyttävät näinä aikoina usein minimiyöpymisvaatimuksia ja pakettihintoja, joihin sisältyy esimerkiksi illallinen. Vahvistuksesta pitää näkyä selvästi, mitä paketti sisältää ja mitä ei.
Erikoismajoituksissa, kuten lasi-igluissa, kartanohotelleissa ja pienissä majataloissa, vastaanotto ei välttämättä ole auki ympäri vuorokauden. Jos vahvistuksessa ei mainita saapumisaikaa tai avaimen luovutusta, kysy siitä etukäteen. Klo 23 saapuminen suljetun oven eteen Itä-Lapissa ei ole hauska kokemus.
UKK
Mitä teen, jos en saa varausvahvistusta lainkaan?
Tarkista ensin roskapostikansio ja se sähköpostiosoite, jolla teit varauksen. Jos vahvistusta ei löydy tunnin kuluessa, ota yhteyttä varauskanavaan tai hotelliin ja pyydä vahvistus uudelleen. Älä tee uutta varausta ennen kuin olet varmistanut, ettei ensimmäinen mennyt läpi, sillä muuten sinulla voi olla kaksi päällekkäistä varausta.
Pitääkö varausvahvistus näyttää hotellilla?
Suomalaisissa hotelleissa vastaanotto löytää varauksen yleensä nimellä ja henkilöllisyystodistuksella. Vahvistus kannattaa silti pitää puhelimessa, koska se on paras todiste sovitusta hinnasta ja huonetyypistä, jos järjestelmässä on eri tiedot.
Voiko vahvistuksessa olevan virheen korjata maksutta?
Usein voi, jos korjaus tehdään ajoissa ja hinta on joustava. Peruuttamattomissa hinnoissa nimen kirjoitusvirhe korjataan yleensä ilman kuluja, mutta päivämäärän muutos voi olla mahdoton tai maksullinen.
Viimeinen tarkistus ennen lähtöä
Käy vahvistus läpi kahdesti: heti varauksen jälkeen ja 3-7 päivää ennen saapumista. Ensimmäisellä kerralla etsit virheitä, jotka voi vielä korjata maksutta. Toisella kerralla varmistat, että hotelli on saanut kaiken oikein, ja muistutat itseäsi siitä, mitä paikan päällä vielä maksetaan.
Pidä vahvistus tallessa myös matkan jälkeen siihen asti, kunnes korttiveloitus on näkynyt tililläsi oikean suuruisena. Jos laskulle on ilmestynyt minibaari, jota et käyttänyt, tai ylimääräinen yö, vahvistus on vahvin todisteesi.
—
Linkit, joita käytin (kaikki tarkistettu linkkilistaa vasten):
– /hotellin-hinnan-muodostuminen-huone-ja-lisamaksut/
– /varauksen-muuttaminen-jalkikateen-nimet-ja-paivamaarat/
– /hotellivarauksen-peruutusehdot-mita-sinun-tulee-tietaa/